El contexto
Clínica Dental Norte es una consulta de especialidades con 4 profesionales en turnos partidos. Atienden entre 40 y 55 pacientes por día. Una secretaria maneja agenda, confirmaciones, atención telefónica y apoyo administrativo.
El problema
Dos cuellos de botella claros:
- Inasistencias de 18-20% mensuales. La mayoría, pacientes que olvidaron la cita o tuvieron imprevistos y no avisaron.
- Agenda saturada de llamadas. La secretaria recibía 30-40 llamadas al día para consultar horarios, precios, especialidades o agendar.
Lo que construimos
Recordatorios WhatsApp automáticos. El sistema lee la agenda del día siguiente a las 18:00 y envía un mensaje a cada paciente con fecha, hora y profesional. El paciente confirma con un emoji o reagenda en un toque.
Chatbot de WhatsApp para agendamiento y FAQ. Responde 24/7 preguntas frecuentes (horarios, especialidades, precios referenciales, ubicación) y permite agendar citas directamente. Deriva a la secretaria cuando la consulta excede lo configurado.
Los resultados (medidos en 60 días)
- 22% menos inasistencias. De 19% a 15% de pacientes que no llegan.
- 600 horas/año recuperadas para la secretaria al dejar de llamar manualmente y responder preguntas frecuentes.
- 15% de agendamientos fuera de horario de oficina (antes 0%), principalmente noches y fines de semana.
- Tiempo promedio de respuesta a consulta cayó de 4 horas a 2 minutos.
Plazo
Implementación de 3 semanas combinadas. Ambos módulos incluyen los 60 días de garantía estándar.