El contexto
Un estudio contable mediano con 8 contadores y 80 clientes activos. Volumen mensual cercano a 3.500 facturas de compra y 1.800 de venta. El cierre contable tomaba los primeros 8 días hábiles del mes.
El problema
El dueño del estudio lo resumió así:
El problema no era el trabajo contable — era que el 70% del tiempo del equipo se iba en digitación y conciliación. No tenía cómo tomar más clientes sin contratar más gente operativa.
Dos actividades se llevaban casi todo el tiempo:
- Digitación manual de facturas llegadas por correo, WhatsApp y en papel.
- Conciliación bancaria mensual: cuadrar cartola contra el libro del ERP, buscar diferencias, ajustar.
Lo que construimos
Procesador de facturas automático. OCR + IA extraen datos (RUT, monto, ítems, fecha) de cualquier formato. Descarga directa desde SII. Carga automática a Defontana, que es el ERP del estudio. Detección de duplicados y panel de excepciones para casos ambiguos.
Conciliación bancaria automática. Cuadre diario entre cartola y libro. El equipo revisa solo las excepciones — típicamente 3-5% de los movimientos.
Los resultados
- 80% menos horas de digitación por mes (de 280 a 55 horas de equipo).
- Cierre contable 3 días antes. De 8 días hábiles a 5.
- +15 clientes nuevos en 6 meses sin contratar más personal operativo.
- El panel de excepciones tomó un tiempo en calibrarse: el primer mes tuvo 15% de casos para revisión, al tercer mes bajó a 3%.
Plazo
Implementación de 5 semanas. Plan Premium del Procesador de Facturas + integración adicional de conciliación bancaria. ROI en menos de 4 meses contando el ahorro de horas y el headroom para tomar nuevos clientes.