El contexto
Imprenta del Valle opera hace más de 20 años en Santiago con un equipo de 18 personas. Su mix de clientes es 60% agencias publicitarias y 40% corporativos directos. Reciben entre 15 y 30 solicitudes de cotización por semana, con picos sobre 50 al cierre de mes.
El problema
Cada cotización tomaba entre 3 y 4 horas: revisar la solicitud, consultar precios en un Excel maestro, calcular descuentos según el cliente, armar la propuesta en Word y enviarla por correo.
Cuando un cliente urgente pedía cotización el viernes, muchas veces respondíamos el martes. Para entonces ya estaba con la competencia.
El efecto acumulado: perdían entre un 20% y 30% de oportunidades por tiempo de respuesta.
Lo que construimos
Un sistema que:
- Lee los correos entrantes de la casilla
cotizaciones@. - Extrae tipo de trabajo, cantidades, plazos y referencias del cliente.
- Consulta el catálogo y las reglas de descuento ya definidas.
- Genera un PDF con la marca de la imprenta.
- Envía la respuesta al cliente con copia al vendedor.
Todo en menos de 10 minutos desde que llega la solicitud, con un panel de excepciones donde el vendedor revisa casos ambiguos antes de enviar.
Los resultados
- De 4 horas a 20 minutos promedio por cotización.
- 3× cotizaciones enviadas por semana (pasaron de 20 a 60 promedio).
- Cierre en primera respuesta 2× más frecuente, porque llegan antes que la competencia.
- El equipo de 2 vendedores dejó de hacer trabajo repetitivo y volvió a dedicar tiempo al seguimiento de ofertas.
Plazo
Implementación de 4 semanas. Plan Recomendada. ROI estimado en 3 meses por la mejora en la tasa de cierre.